หน่วยงานกำลังเปลี่ยนจากกระดาษเป็นบันทึกดิจิทัล นั่นเป็นเพราะ National Archives and Records Administration จะยอมรับเฉพาะบันทึกถาวรในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หลังจากเดือนธันวาคม 2022แต่เมื่อนักเก็บเอกสารได้รับบันทึกดิจิทัลเหล่านั้นแล้ว พวกเขาอาจเผชิญกับความสับสนของรูปแบบไฟล์เดิม และเพื่อให้มั่นใจว่า NARA ยังสามารถเปิดบันทึกเหล่านี้ได้อีกหลายปีนับจากนี้ หน่วยงานจึงเปิดตัว Digital Preservation Framework พร้อมแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บบันทึกดิจิทัลสำหรับหลายร้อยรายการ รูปแบบไฟล์.
NARA ได้รับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จากหน่วยงานต่างๆ ตั้งแต่ปี 1970
ซึ่งส่วนใหญ่เป็นชุดข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เมนเฟรม CX Exchange ของ Federal News Network: เข้าร่วมกับเราในช่วงบ่ายสองวันที่ 26 และ 27 เมษายน ซึ่งเราจะสำรวจเทคโนโลยี นโยบาย และกระบวนการที่สนับสนุนความพยายามของหน่วยงานในการให้บริการสาธารณะ ธุรกิจ และเจ้าหน้าที่ของรัฐอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Leslie Johnston ผู้อำนวยการฝ่ายอนุรักษ์ดิจิทัลของ NARA กล่าวกับ Federal News Network ว่าบันทึกที่หน่วยงานได้รับในขณะนี้ประกอบด้วยระบบข้อมูลทางภูมิศาสตร์และข้อมูลสถิติ ตลอดจนไฟล์เสียงและวิดีโอ
งานเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ยังคงขึ้นอยู่กับการประเมินความเสี่ยงและตัดสินใจว่าจะเก็บบันทึกเหล่านี้ให้ใช้งานได้ดีที่สุดในอีกหลายทศวรรษนับจากนี้ แต่การเก็บรักษาด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ก็มาพร้อมกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใครเช่นกัน
“ประเด็นหลักเกี่ยวกับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่แตกต่างกันคือมีช่วงเวลามากกว่า 50 ปี เช่น แอปพลิเคชันและระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย และประเภทของคอมพิวเตอร์ที่ใช้สร้างบันทึกเหล่านั้น ดังนั้นความล้าสมัยจึงเป็นปัญหาใหญ่สำหรับเรา” จอห์นสตันกล่าวในการให้สัมภาษณ์
กรอบการทำงานสร้างจากคำแนะนำในการถ่ายโอนของ NARA
ซึ่งสรุปรูปแบบไฟล์ที่ยั่งยืนที่สุดที่หน่วยงานสามารถใช้เพื่อบันทึกบันทึกถาวรได้ กรอบงานให้การวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับความยั่งยืนของไฟล์ต่างๆ กว่า 500 ไฟล์
ภายใต้วิธีการทำงานของตารางบันทึกในรัฐบาลกลาง หน่วยงานจะบอก NARA ว่าบันทึกประเภทใดที่พวกเขามี รวมถึงรูปแบบไฟล์ และระยะเวลาที่หน่วยงานจะต้องใช้บันทึกเหล่านั้นสำหรับความต้องการทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่
ตามความต้องการทางธุรกิจ เอเจนซี่สามารถเก็บบันทึกเป็นเวลาห้าปี 15 ปีหรือนานกว่านั้นก่อนที่ NARA จะได้รับ
“ในแง่ของซอฟต์แวร์ ห้าปีไม่ใช่เวลาที่นานนัก แต่ 10 ปี, 15 ปี, 20 ปี, 25 ปี อาจนานเกินไป” จอห์นสตันกล่าว “การเปิดตัวบางอย่างเช่นกรอบการเก็บรักษาดิจิทัลที่สามารถช่วยให้เอเจนซี่ดูสิ่งที่รักษาไว้ในโปรแกรมการจัดการบันทึกของตนเพื่อพูดว่า ‘นี่เป็นรูปแบบที่เราใช้เป็นประจำซึ่งอาจมีความเสี่ยง เรามาตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรา โดยดูที่ไม่ใช่แค่สื่อที่จัดเก็บไว้ แต่ดูว่าเราจัดเก็บในรูปแบบใดด้วย’”
NARA ได้รับความคิดเห็นมากมายเกี่ยวกับกรอบการทำงานในช่วงแสดงความคิดเห็นสาธารณะซึ่งสิ้นสุดเมื่อเดือนพฤศจิกายนปีที่แล้ว จอห์นสตันกล่าวว่าความคิดเห็นเหล่านั้นช่วยให้ NARA สร้างคำแนะนำสำหรับข้อมูลสถิติและประเภทไฟล์ e-book
ปัจจุบันผู้จัดเก็บเอกสารรูปแบบไฟล์ที่หลากหลายยังต้องมีความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีมากขึ้น ตัวอย่างเช่น โรงเรียนห้องสมุดและวิทยาการสารสนเทศ ได้สอนแนวคิดของการจัดการดิจิทัลและวิธีที่ผู้เก็บเอกสารควรเข้าถึงข้อมูลเชิงพื้นที่หรือเมื่อบันทึกอีเมลย้ายไปยังระบบคลาวด์
